非定(ding)額備用(yong)(yong)金(jin)是指單位對非經常使(shi)用(yong)(yong)備用(yong)(yong)金(jin)的(de)內部(bu)各部(bu)門(men)或工作人員，根(gen)據每次業(ye)務所需備用(yong)(yong)金(jin)的(de)數額填(tian)制(zhi)借(jie)款憑證，向出納員預借(jie)現金(jin)，使(shi)用(yong)(yong)后憑發(fa)票等(deng)原始憑證一次性(xing)到財務部(bu)門(men)報(bao)銷，多退(tui)少補(bu)，一次結(jie)清，下(xia)次再用(yong)(yong)時重新辦理領借(jie)手(shou)續。
報銷時財務部門編制轉賬憑證，其借方科目與定額備用金報銷時相同，其貸方科目則為“其他應收款”科目。對于實際支出額小于預借金額的應編制現金收款憑證，收回多借的現金;對于實際支出大于預借金額的，編制現金付款憑證，補給經辦人員墊付的款項。
例：大新公(gong)司對行政科采用(yong)(yong)非(fei)定額備用(yong)(yong)金(jin)制(zhi)度，行政科為購(gou)買辦公(gong)用(yong)(yong)品預借備用(yong)(yong)金(jin)1600元，預借時(shi)，財務(wu)部門根據借款憑證編(bian)制(zhi)現金(jin)付款憑證，其會計分錄為：
借：其他應收款——備用金(行政科) 1600
貸：庫存現金 1600
行政科(ke)購(gou)買辦公(gong)用品1520元(yuan)后憑發(fa)票和驗收入庫(ku)單到財務(wu)部門報(bao)銷，交回多余現金80元(yuan)，財務(wu)部門編制轉(zhuan)賬(zhang)憑證(zheng)一(yi)張(zhang)，其(qi)會計分錄為：
借：管理費用 1520
庫存現金 80
貸：其他應收款——備用金(行政科) 1600
出納員收回多借的未用現金80元。
如果行政科實際購買辦公用品1780元，自己墊付了180元，則在報銷時除按規定編制轉賬憑證一張，其會計分錄為：
借：管理費用 1780
貸：其他應收款——備用金(行政科) 1600
庫存現金 180
出納員付給行政科現金180元，退還行政科經辦人員其墊付的現金180元。
備用金報銷的處理依企業備用金管理制度的不同而有所區別。備用金管理制度可以分為定額備用金制度和非定額備用金制度兩種。
所謂定(ding)(ding)額(e)(e)備用(yong)(yong)(yong)金(jin)是指單(dan)位(wei)對經常(chang)使用(yong)(yong)(yong)備用(yong)(yong)(yong)金(jin)的內部(bu)各部(bu)門(men)(men)或(huo)工作人(ren)(ren)員根據其零星(xing)開支、零星(xing)采購等(deng)的實際需要而(er)核定(ding)(ding)一個現金(jin)數額(e)(e)，并保(bao)(bao)證(zheng)其經常(chang)保(bao)(bao)持(chi)核定(ding)(ding)的數額(e)(e)。實行(xing)定(ding)(ding)額(e)(e)備用(yong)(yong)(yong)金(jin)制度(du)，使用(yong)(yong)(yong)定(ding)(ding)額(e)(e)備用(yong)(yong)(yong)金(jin)的部(bu)門(men)(men)或(huo)工作人(ren)(ren)員應(ying)按核定(ding)(ding)的定(ding)(ding)額(e)(e)填寫(xie)借款憑(ping)證(zheng)，一次性領(ling)出全部(bu)定(ding)(ding)額(e)(e)現金(jin)，用(yong)(yong)(yong)后憑(ping)發票等(deng)有關憑(ping)證(zheng)報銷，出納員將報銷金(jin)額(e)(e)補(bu)充原定(ding)(ding)額(e)(e)，從(cong)而(er)保(bao)(bao)證(zheng)該部(bu)門(men)(men)或(huo)工作人(ren)(ren)員經常(chang)保(bao)(bao)持(chi)核定(ding)(ding)的現金(jin)定(ding)(ding)額(e)(e)。只有等(deng)到撤銷定(ding)(ding)額(e)(e)備用(yong)(yong)(yong)金(jin)或(huo)調換經辦人(ren)(ren)時才全部(bu)交回備用(yong)(yong)(yong)金(jin)。
實行定額備用金的單位，其內部各部門或有關工作人員使用備用金購買貨物或用于零星開支后，應將所購買的貨物交由倉庫保管員驗收入庫，憑驗收入庫單連同發票到財務部門報銷，用于其他開支的憑發票或其他原始憑證到財務部門報銷。有關部門或工作人員報銷時，會計人員應編制現金付款憑證。出納員依據付款憑證將報銷的金額用現金補給報銷的部門或工作人員。這樣報銷后有關部門或工作人員于中的現金又達到了核定的限額。
例：大(da)新公司維修(xiu)科使用定額(e)備用金(jin)制度，金(jin)額(e)為1200元(yuan)。5月14日用現金(jin)購買(mai)零(ling)配件800元(yuan)，其備用金(jin)只(zhi)剩下400元(yuan)，次日到財(cai)務科報銷，會計編制付(fu)款(kuan)憑證,出納員補給現金(jin)800元(yuan)，這樣(yang)維修(xiu)科的備用金(jin)又達到了 1200元(yuan)。會計分錄是:
借：管理費用 800
貸：庫存現金 800
如果5月14日維修科購買零配件實際支付了1400元，由經辦人員墊付現金200元，則5月15日報銷時,出納員應付給的現金就是1400元，維修科備用金在支付給經辦人員墊付款200元后又恢復到1200元。
400-0310-990
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